Ведете бизнес вслепую?

Если разобраться, зарплату бухгалтерам большинства предприятий должна была бы платить налоговая инспекция. Потому что работают они исключительно на нее. А может ли быть по-другому?

Типичный вопрос директора бухгалтеру после перечисления налога на прибыль: «Где эта прибыль, почему ее нет в кассе?» Тот разводит руками и дальше начинается разговор на разных языках. Пользы — ноль, потому что сама постановка вопроса говорит о том, что руководитель не имеет даже простейших форм управленческой отчетности. То есть он не получает из своей бухгалтерии жизненно-важной информации, необходимой для успешного ведения бизнеса.

И с подобными ситуациями нам приходится сталкиваться каждый день. Чаще всего контролируется только выручка, да и то данные о ней директору поступают из торговых точек, от менеджеров, других сотрудников — от кого угодно, но не от бухгалтера. А если руководитель все-таки обратился в собственный финансовый штаб, то, скорее всего, услышит: «Ой, а мы пока документы не обработали, у нас есть еще пять дней...» Хотя кассовые операции, все, что касается движения денег, должно фиксироваться день в день, в режиме онлайн. Но не фиксируется. По той простой причине, что большинство бухгалтерий работают не на своего директора, не на предприятие, а исключительно на налоговую инспекцию. Они так заточены, перед ними никто не ставит других целей.

И прежде всего не выступает в роли поставщика задач сам руководитель. Когда мы приходим на предприятие и спрашиваем, какую информацию он хотел бы получать, чаще всего слышим: да у меня вроде бы все есть. Или: а вы скажите, какая нужна. Но ведь восьмая версия программы 1С, в зависимости от потребностей, может выдать любую аналитику. Причем управленческая отчетность базируется на тех же самых первичных документах, что и бухгалтерский учет — нет необходимости собирать какие-то дополнительные сведения. Если понять, какая информация для руководителя важна, остается только грамотно настроить справочник и можно будет выводить ее на экран компьютера нажатием двух кнопок.

Прибыльность по каждому виду продукции, движение товаров, средств, контроль взаимоотношений с контрагентами, состояние дел в разрезе всего предприятия, отдельных подразделений, анализ затрат и так далее. Можно заложить алгоритм получения информации, необходимой для построения системы мотивации персонала. Вплоть до каждого менеджера и продавца. Руководитель будет знать, кто как сработал, по чьей вине не оказалось продукции на складе, кто сорвал поставки. И все необходимые данные он должен получать именно от своего бухгалтера. Ежедневно, еженедельно, ежемесячно — в зависимости от того, какая задача поставлена. Без управленческой отчетности предприниматель ведет бизнес с завязанными глазами. Он не видит свои риски и не может принимать правильные решения.

Ситуация усугубляется еще и тем, что собственник и директор у нас, как правило один человек. Другими словами, нет внешнего контроля за состоянием бизнеса. В результате никто не знает, какой объем капитала работает на предприятии, как его вычислить, из каких источников он состоит, как оборачивается. Даже если собственник, он же директор, проведет аудиторскую проверку, информации у него вряд ли прибавится. Потому что аудиторское заключение составляется на том же птичьем языке, на котором с ним разговаривает бухгалтер.

Мне пришлось специально изучать опыт западных стран в этом вопросе и могу сказать, что там подход к бизнесу совсем другой, контроль за состоянием предприятия налажен очень хорошо, и собственник, разбуди его ночью, скажет вам, сколько стоит его бизнес. У нас все погружены в текущую работу, очень мало контроля и никто не смотрит вперед. Я сейчас говорю только о глобальных вещах, если спуститься на более низкий уровень, там вообще пласт нетронутый.

А потому начинать нужно с самых элементарных шагов, то есть с формирования управленческой отчетности. Она может быть самой простой, в зависимости от масштабов компании, но она должна быть. Не для налоговой инспекции — для себя. Удобная и понятная. Дальше придется заставлять свою бухгалтерию работать на себя. Ведь не налоговики платят ей зарплату, покупают технику, обустраивают рабочие места. По своей многолетней практике могу сказать, что нормальное соотношение рабочего времени бухгалтера должно выглядеть так: 30% он должен тратить на налоговую инспекцию, 70% — на подготовку полезной для руководителя информации. Если соотношение обратное, предприниматель выбрасывает деньги на ветер — ему нужна девочка-операционист, а не бухгалтер.

Сейчас многие компании переходят на восьмую версию 1С. К сожалению, инструкции к ней прилагаются крайне скупые, они дают далеко не полное представление о возможностях программы, которые очень широки. Говорю это как специалист, потому что параллельно с оказанием аудиторских и бухгалтерских услуг мы занимаемся внедрением 1С. Но на подавляющем большинстве предприятий новая программа используется только в объеме седьмой версии. Что равносильно забиванию гвоздей микроскопом. Получается, деньги тоже потрачены зря.

С постановкой задач для программы (а значит, и для бухгалтерии), конечно, возникают определенные проблемы, но их вполне можно решить либо собственными силами, либо с помощью профессиональных консультантов. Поверьте, затраченные усилия окупятся с лихвой. Я же наблюдаю, как быстро руководители предприятий, с которыми мы работаем, входят во вкус и начинают сами ставить дополнительные задачи: хочу видеть это, знать то, получать информацию оттуда. Что вполне естественно — все-таки управлять компанией с открытыми глазами легче, чем вслепую.